Privacyverklaring De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V.

De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. is de naam voor een groep die bestaat uit aparte organisaties van (salaris)administrateurs en belastingadviseurs en is gevestigd aan Henk Schijvenaarstraat 1, 4e verdieping 2031 VZ Haarlem. Bij werkzaamheden ten behoeve van ons kantoor of voor onze klanten verwerken wij ook persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Te verwerken persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. verwerkt hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens:

• NAW-gegevens;
• Geboortedatum en -plaats;
• Geslacht;
• Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers);
• Gebruikersnaam en wachtwoord (bij gebruik van een applicatie);
• Social-ID (bij gebruik social media);
• Kopie identiteitsbewijzen;
• Burgerservicenummer (slechts indien nodig!);
• Salarissen en andere gegevens die voor fiscale aangiften e.d. nodig zijn;
• Huwelijkse staat, gegevens partner en evt. informatie over kinderen (voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften);
• IBAN en tenaamstelling;
• Gegevens over uw activiteiten op onze website of app, zoals IP-adres, apparaat type, de bezochte web- of app-pagina, klik- en surfgedrag, de internetbrowser die u gebruikt en de duur van een bezoek of sessie.

Doelen van en grondslagen voor de verwerking
De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. verwerkt de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting en om uitvoering te kunnen geven aan de uitvoering van de met ons gesloten overeenkomst. Gegevens worden ook verwerkt om praktische of efficiencyredenen, zoals:

• Communicatie en informatievoorziening;
• Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening;
• De verbetering van onze diensten;
• Om de website te beveiligen, aan te passen en te verbeteren.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden gebruikt voor marketingdoeleinden of om u reclamematerialen te sturen of berichten over onze diensten. Daarnaast kan het zijn dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden. Wij zijn actief op social media en als u via sociale media contact met ons opneemt verwerken wij ook uw gegevens. In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor vragen. Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze klanten, websitebezoekers en appbezoekers te beschermen en, zo nodig, in het kader van gerechtelijke procedures.

Inschakeling van derden

Bij de uitvoering van onze werkzaamheden en andere bedrijfsactiviteiten kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van uw exacte opdracht de persoonsgegevens zullen verwerken. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld leveranciers of hostingpartijen van online-software, of adviseurs wiens advies wij betreffende uw opdracht inwinnen. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins verwerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Het kan zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting. Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Bewaartermijnen

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaren), in verband met wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht) of in verbandmet voorschriften vanuit onze beroepsorganisatie.

Beveiliging

De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor de bescherming van de persoonsgegevens voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen. Wij verplichten onze medewerkers en eventuele derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG.

Gegevens op onze website

De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. besteedt de grootst mogelijke zorg aan de betrouwbaarheid en actualiteit van de gegevens op haar website. De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. kan echter niet verantwoordelijk worden gehouden voor enige onvolledige of onjuiste informatie die via haar website gevonden wordt. Gebruik van enige informatie verkregen via de website van De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. is voor eigen risico van de gebruiker.

De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onvolledige of onjuiste informatie, noch voor schade als gevolg van problemen, veroorzaakt door de verspreiding van informatie via het internet. Ook is De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. niet aansprakelijk voor storingen, onderbrekingen, fouten of vertragingen die optreden bij het verstrekken van informatie of diensten. Tevens aanvaardt De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. geen aansprakelijkheid voor eventuele schade die geleden wordt als gevolg van het gebruik van gegevens, adviezen of ideeën verstrekt door of namens De Clercq Administratie en Belastingadvies via haar website.

Hyperlinks op en naar onze website

De website van De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. bevat (hyper)links naar websites van andere organisaties eninstellingen. Daarnaast worden vanuit andere websites links gelegd naar deze website. De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud van deze (gelinkte) websites. Dergelijke (hyper)links zijn slechts opgenomen voor uw informatie en gemak hiervan, dat betekent niet dat op of via deze websites aangeboden informatie producten of diensten door De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. worden aanbevolen. Het gebruik van een hyperlink is volledig op eigen risico. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. is het niet toegestaan links naar onze website te plaatsen.

Informatie op website en berichtgeving

Indien informatie die op de website is opgenomen ook schriftelijk wordt verstrekt, zal in geval van tekstverschillen de schriftelijke versie bepalend zijn. De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. garandeert niet dat aan haar toegezonden e-mails of andere elektronische berichten tijdig worden ontvangen en verwerkt en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor gevolgen van het niet of te laat ontvangen of verwerken daarvan.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u verwerken(behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). U heeft daarnaast het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

Datalekken

Mocht er sprake zijn van een datalek dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen door te mailen naar info@declercq.nl.

Wijzigingen

De meest recente versie van onze privacyverklaring is de van toepassing zijnde versie en is te vinden op onze website.

Tot slot

Onze beroepsorganisatie heeft ons deze week bericht dat wij ten aanzien van bepaalde opdrachten verwerker zijn in de zin van de AVG, hetgeen betekent dat wij in het kader van die specifieke opdrachten een verwerkersovereenkomst dienen te sluiten. Indien dit op uw situatie van toepassing is, zullen wij u hierover nader informeren.

Wij vertrouwen erop u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid. Mocht u echter vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen door te mailen naar info@declercq.nl of een brief te sturen naar De Clercq Administratie en Belastingadvies B.V. Postbus 6222, 2001 HH Haarlem.